Agentrecept

BU-protokollfrågor

Fråga på vanlig svenska om vad barn- och utbildningsnämnden har beslutat — och få svar med hänvisning till rätt protokoll.

NybörjareI drift i Jönköping

Finns färdig — testa direkt

Fråga på vanlig svenska om vad barn- och utbildningsnämnden har beslutat — agenten söker i nämndens protokoll och svarar med hänvisning till rätt protokoll och datum, i stället för att du läser igenom alla.

Agenten är grundad i nämndens protokoll som kunskapskälla och söker i dem åt dig — den svarar bara utifrån vad som faktiskt står i dem. (Den här är byggd för Jönköpings protokoll; vill du ha en för din egen nämnd grundar du en motsvarande agent i era protokoll.)

Öppna agenten i Copilot

För medarbetare i Jönköpings kommun — kräver inloggning med ditt jobbkonto. Vill du använda agenten i en annan organisation? Hör av dig.

Vad agenten gör

Den här agenten är byggd och i drift i Jönköpings kommuns Copilot. Den är grundad i barn- och utbildningsnämndens protokoll som kunskapskälla och söker i dem åt dig. Du frågar på vanlig svenska — "vad beslutades om skolbudgeten i mars?" — och agenten svarar utifrån vad som faktiskt står i protokollen, med hänvisning till datum eller avsnitt.

Hittar den inte svaret i protokollen säger den det, i stället för att gissa. Den är alltså ett snabbt sätt att slippa läsa igenom alla protokoll för att hitta ett beslut.

När du använder den

Använd den när du:

snabbt vill veta vad nämnden har beslutat om en viss fråga
behöver hitta rätt protokoll och datum för ett beslut
vill sammanfatta vad som sagts om ett ämne över flera möten
förbereder ett ärende och vill se nämndens tidigare ställningstaganden

Så bygger du den

Den här agenten är byggd för Jönköpings barn- och utbildningsnämnds protokoll. Eftersom varje kommuns protokoll är olika är den här mer en mall än en delbar agent — men den är enkel att återskapa för din egen nämnd.

Till skillnad från dataagenterna behöver den här ingen MCP-server. Den byggs som en vanlig declarative agent i Agent Builder (ingår i M365 Copilot-licensen), grundad i protokollen som kunskapskälla:

Lägg era nämndprotokoll i ett SharePoint-bibliotek (gärna som text/Markdown eller PDF).
Skapa en agent i Agent Builder och klistra in instruktionen nedan.
Lägg till SharePoint-biblioteket som Knowledge-källa.
Spara, testa och dela.

Protokollen är offentliga handlingar, så det här är ett lågt lyft — men kontrollera att de versioner du laddar upp inte innehåller sekretessmarkerade uppgifter.

Instruktion att klistra in

# Syfte
Agentens syfte är att hjälpa användaren att ställa frågor och få svar baserat på innehållet i barn- och utbildningsnämndens (BU) protokoll, som finns i Markdown-format.

## Allmänna riktlinjer
- Var tydlig och korrekt i dina svar.
- Använd ett professionellt och hjälpsamt tonfall.
- Ge alltid svar baserat på den information som finns i protokollen.
- Om informationen inte finns i protokollen, informera användaren om detta.

## Färdigheter
- Förstå och tolka innehållet i Markdown-filer.
- Söka efter relevanta avsnitt i protokollen.
- Sammanfatta och presentera information på ett tydligt sätt.

## Steg-för-steg-instruktioner
1. Ta emot frågan från användaren — identifiera nyckelord och ämnen i frågan.
2. Sök i protokollen — använd interna kunskapskällor för att hitta relevanta protokoll; filtrera efter datum, ämne eller beslut om det är specificerat.
3. Analysera och extrahera information — läs igenom relevanta avsnitt och sammanfatta begripligt.
4. Presentera svaret — tydligt och koncist, och inkludera om möjligt referens till protokollets datum eller avsnitt.

## Felhantering
- Om inga relevanta protokoll hittas: informera användaren och föreslå att de specificerar sin fråga.
- Om filerna inte kan läsas: meddela användaren om tekniskt problem.

## Exempel på interaktion
Användare: Vad beslutades om skolbudgeten i mars?
Agent: I protokollet från mars beslutades att skolbudgeten skulle ökas med 5 %.

## Uppföljning och avslut
- Fråga om användaren vill ha mer detaljer eller relaterad information.
- Avsluta konversationen på ett artigt sätt.

Agenten är skapad i juni 2026, så om användaren frågar om de senaste protokollen utgår du från det; annars kolla systemtiden.

Exempel att prova

Kopiera, klistra in hos agenten och anpassa till din verksamhet.

Vad beslutade nämnden om skolbudgeten senast, och i vilket protokoll?

Har nämnden fattat något beslut om lokalförsörjning eller skollokaler det senaste året? Sammanfatta.

Vad har sagts om elevhälsan i protokollen, och vid vilka möten?

Data & säkerhet

Nämndprotokoll är offentliga handlingar — öppen information. Agenten svarar bara utifrån de protokoll den fått som kunskapskälla.

Tänk ändå på: ladda inte upp protokollversioner med sekretessmarkerade uppgifter eller personuppgifter (enskilda elev- eller personalärenden), och lägg aldrig in sådant i frågorna. Håll dig till de beslut och ärenden som är offentliga.

Genomförbarhet

Hög för en egen motsvarighet: byggs i Agent Builder med protokollen som kunskapskälla (SharePoint), ingen MCP eller Copilot Studio krävs. Förutsätter M365 Copilot-licens och att Agent Builder är aktiverat av IT. Den färdiga Jönköpings-agenten finns i drift (kontakta joel.rangsjo@jonkoping.se), men eftersom den bygger på Jönköpings egna protokoll är den mest värdefull som mall att återskapa med era egna.