Guide · Nybörjare
Kom igång med Copilot
Microsoft 365 Copilot är ett AI-stöd inbyggt i de verktyg du redan använder varje dag — Outlook, Teams, Word och resten av M365-sviten.
Den här guiden tar dig från noll till din allra första prompt, steg för steg.
Varför?
Som skolchef drunknar du lätt i e-post, mötesanteckningar och dokument. Copilot kan inte fatta beslut åt dig — men det kan sålla, sammanfatta och formulera, så att du får mer tid till det som kräver ditt omdöme.
EU AI Act artikel 4 (gäller sedan februari 2025) kräver dessutom att skolledare har grundläggande AI-kompetens. Att förstå vad Copilot är — och inte är — är en del av den kompetensen.
ÖVNINGSMILJÖ — det här är en kopia, inte riktiga Copilot. Du kan inte göra fel här.
Hej, vad kan jag hjälpa dig med?
Det här är Copilot Chat – en tom ruta, precis som ett samtal. Du behöver inte kunna något särskilt för att börja.
Förstå vad Copilot faktiskt är
Tänk på Copilot som en ny, pålitlig kollega som precis börjat i din förvaltning. Den är kunnig och hjälpsam, men den känner inte dig, din organisation eller ditt sammanhang ännu.
Det är därför du måste berätta vem du är, vad du behöver och i vilket sammanhang — precis som du skulle göra när du briefar en ny medarbetare. Copilot gissar inte; den svarar på det du faktiskt skriver.
Copilot är inte en sökmotor. Den sammanfattar, formulerar och resonerar — men du behöver ge den tillräcklig kontext för att svaret ska bli träffsäkert.
Hitta Copilot i dina verktyg
Copilot finns på flera ställen i M365. Det enklaste sättet att börja är Copilot Chat — en konversationsyta du når via Microsoft 365-appen på microsoft365.com eller direkt i Copilot Chat – samma som du provade i genomgången ovan.
Med en M365 Copilot-licens är Copilot dessutom direkt tillgänglig inne i Outlook, Word, Excel och PowerPoint.
Har du licensen men ser inget Copilot-alternativ i ett program — kontakta kommunens IT, eftersom det kan kräva att en inställning aktiveras.
Börja gärna i Copilot Chat — det är den enklaste ingången och kräver ingen ny app.
Lär dig den mentala modellen: Copilot känner inte er
Den vanligaste nybörjarmissen är att skriva för korta, kontextlösa frågor — som "hjälp mig med mötet" — och sedan bli besviken på svaret.
Kom ihåg: Copilot är en ny kollega. Den vet inte vilken roll du har, vilken typ av möte det gäller eller vad utmaningen är. Ju mer du berättar, desto bättre blir hjälpen. Det kostar ingenting att vara utförlig.
Testa att börja varje prompt med att presentera dig själv: 'Jag är grundskolechef och ansvarar för kommunens grundskolor och behöver hjälp med...'
Samma fråga, två olika prompter:
Svag prompt – ingen kontextStark prompt – roll, sammanhang, formAnvänd promptformeln: Uppgift + Bakgrund + Form
En bra prompt har tre delar:
- Uppgift — vad vill du att Copilot ska göra?
- Bakgrund — vem är du, vad är sammanhanget, vilka begränsningar finns?
- Form — hur vill du ha svaret? Löpande text, punktlista, e-postutkast, kort sammanfattning?
Exempel på en svag prompt: "Skriv ett mail om studiedagen."
Exempel på en stark prompt med formeln: "Skriv ett kortfattat informationsmejl till rektorerna i kommunen om nästa veckas gemensamma ledningsdag. Temat är formativ bedömning. Tonen ska vara varm och inbjudande, och mejlet ska vara högst fem meningar långt."
Jag är grundskolechef och ansvarar för 25 rektorer i kommunen. Skriv ett kortfattat informationsmejl till rektorerna om nästa veckas gemensamma ledningsdag. Temat är formativ bedömning. Tonen ska vara varm och inbjudande, och mejlet ska vara högst fem meningar långt.
Du behöver inte ha alla tre delar perfekta direkt. Börja med det du vet och bygg på.
Prova din allra första prompt — en ofarlig start
Nu är det dags att prova. Öppna Copilot Chat och klistra in prompten nedan — eller skriv en variant som passar ditt eget sammanhang just nu.
Det spelar ingen roll om svaret inte blir perfekt. Poängen är att du ska se hur det känns att samtala med Copilot.
Jag är verksamhetschef för grundskolan och förbereder ett kort lunchmöte med mina rektorer nästa vecka. Ge mig fem konkreta förslag på punkter att ta upp för att stärka samarbetet mellan kommunens skolor. Svara i punktlista.
Ingen prompt är fel. Om svaret inte träffar — gå vidare till nästa steg.
Be om ändring om svaret inte passar
Det är helt normalt att det första svaret inte är perfekt. Copilot är utformat för konversation — du ska inte börja om från noll, utan justera i samma tråd.
Du kan skriva saker som:
- "Gör texten kortare"
- "Formulera det mer informellt"
- "Lägg till ett stycke om föräldrainformation"
- "Det stämmer inte riktigt — bakgrunden är att..."
Varje svar är en utgångspunkt, inte ett slutgiltigt svar.
Tänk på Copilot som ett samtal, inte en sökfråga. Ju mer du interagerar, desto bättre anpassas svaret.
Be om ändring – i samma tråd, utan att börja om:
Skriv ett informationsmejl till rektorerna om nästa veckas gemensamma ledningsdag.CopilotHej alla! Nästa vecka samlas vi för en gemensam ledningsdag med fokus på vårt systematiska kvalitetsarbete. Dagen blir en möjlighet att dela erfarenheter, ta gemensamma steg framåt och stärka vårt kollegiala lärande. Vi inleder klockan nio med en gemensam genomgång av läget i verksamheten, fortsätter med gruppsamtal kring utvecklingsområden och avslutar med en summering… (fortsätter)Kom ihåg: vad du delar avgör vilket verktyg du ska använda
Innan du klistrar in text i Copilot — eller i något annat AI-verktyg — ta en sekund och fundera på vad informationen handlar om:
- Öppen information (t.ex. pedagogiska frågor, generell skolorganisation): alla AI-verktyg är okej.
- Intern, icke-känslig information (t.ex. ett internt informationsmejl, ett schema): använd Copilot i kommunens M365-miljö — din jobbdata stannar inom Microsoft 365-tjänstegränsen och används inte för att träna AI-modellerna.
- Känslig information, personuppgifter eller sekretessbelagd information (t.ex. elevärenden, personalärenden, orosanmälningar): inget AI-verktyg — varken Copilot eller något annat.
Färdiga prompter att prova
Kopiera, klistra in i Copilot och anpassa till din verksamhet.
Jag är skolchef i en kommun. Sammanfatta de tre viktigaste argumenten för formativ bedömning enligt aktuell forskning. Skriv på svenska i punktlista, max tre punkter.
Jag ska hålla ett kort informationsmöte med vårdnadshavare om hur kommunens skolor arbetar med trygghet och studiero. Ge mig ett förslag på en enkel mötesagenda med fyra till fem punkter.
Formulera om följande text så att den låter varmare och mer personlig, men behåll samma innehåll: [klistra in din text här]
Jag är gymnasiechef och behöver förbereda mig inför ett svårt samtal med en rektor om upprepad sen ankomst. Ge mig råd om hur jag kan strukturera samtalet på ett konstruktivt sätt.
Tips
- Längre prompts ger ofta bättre svar. Var inte rädd för att skriva ett helt stycke som bakgrund.
- Ange alltid önskad form: punktlista, löpande text, e-postutkast, kort sammanfattning. Annars väljer Copilot själv.
- Spara dina bästa prompts i ett eget Word-dokument — du kan återanvända och justera dem.
- Copilot med M365 Copilot-licens kan läsa din e-post, kalender och filer — men bara de du själv har behörighet till. Den läser ingenting som du inte redan har tillgång till.
- Innehåll som Copilot genererar — text, bilder eller annat — ska alltid granskas av dig innan det skickas eller publiceras. Du är alltid ansvarig för det slutliga innehållet. AI-skapade bilder eller ljud ska dessutom märkas som AI-genererade.
Säkerhet & datatumregeln
Tänk alltid igenom informationens känslighet innan du skriver i Copilot. Tumregeln: öppen information → alla verktyg är okej; intern, icke-känslig information → använd Copilot inom kommunens M365-miljö (din data stannar inom Microsoft 365-tjänstegränsen och används inte för att träna AI-modellerna); känslig information, personuppgifter eller sekretessbelagd information (elevärenden, personalärenden, orosanmälningar) → inget AI-verktyg. Om du är osäker på klassificeringen — låt bli tills du fått klartecken.
Din första vecka med Copilot
Guiden gav dig grunderna — vanan byggs i vardagen. En liten uppgift om dagen i fem dagar, i dina riktiga verktyg. Bockarna sparas i din webbläsare.
Dag 1: Öppna Copilot Chat och ställ en enkel fråga om något du ändå funderar på i jobbet.
Bara en fråga. Poängen är att ha gjort det en gång.
Dag 2: Be Copilot sammanfatta en lång mejltråd i Outlook.
Välj en tråd utan känsligt innehåll. Jämför med din egen bild av tråden.
Dag 3: Skriv en prompt med alla fyra byggstenar: mål, kontext, källa, förväntning.
Använd gärna byggaren i guiden Skriv bättre prompter.
Dag 4: Be om ändring i samma tråd: ”kortare”, ”varmare ton” eller ”som punktlista”.
Iterationen är vanan som skiljer vana användare från nybörjare.
Dag 5: Ta ett utkast du ändå skulle skriva — och låt Copilot göra första versionen.
Granska, gör om till ditt. Notera hur lång tid du sparade.
Skicka vidare till dina rektorer
Vill du få med dig dina rektorer? Här är ett färdigt mejl att kopiera, justera och skicka.
En lugn start med Copilot – 5 minuter, ingen förkunskap
Hej! Vi behöver alla komma igång med AI på ett klokt sätt – och jag har hittat en bra startpunkt som jag själv har provat. Det är en kort guide (ca 5 minuter) som visar exakt vad Copilot är, hur man skriver sin första prompt och vad man får – och inte får – mata in. Den har också en övningsmiljö där man kan prova helt riskfritt, utan inloggning. Börja här: [länk till sidan /guider/kom-igang] Ingen förkunskap behövs. Prova gärna före vårt nästa gemensamma möte, så pratar vi om vad ni såg. Vänliga hälsningar
Byt ut länk-platshållarna mot sajtens adress när den är publicerad, och gör mejlet till ditt eget.