Guide · Van
Copilot i Teams: Intelligent Recap (AI-sammanfattning av möten)
Med Intelligent Recap i Teams får du AI-genererade anteckningar, rekommenderade uppgifter och kapitelmarkeringar direkt efter ett möte — utan att behöva skriva ett enda ord själv.
För dig som grundskolechef innebär det att du lättare kan hänga med i det som beslutades, även de dagar ditt schema spricker.
Tänk på det som ett stöd, inte som ett protokoll: AI:n hjälper dig att snabbt få överblick, men du ansvarar fortfarande för att stämma av det viktiga.
Varför?
En grundskolechefs dag är full av möten — rektorsforum, ledningsgrupp, dialoger med enskilda rektorer, möten med förvaltningsledningen. Intelligent Recap kan spara tid efter varje möte och göra det lättare att fånga upp möten du missat, utan att behöva ringa runt och fråga vad som bestämdes.
Du får en strukturerad sammanfattning med:
- Kapitelmarkeringar — när ämnet skiftade
- Rekommenderade uppgifter — beslut och åtgärder
- Talartidslinje — vem sa vad och när
- Namnmarkering — en markering när ditt namn nämndes, så att du snabbt kan se vad som rör just dig
Kontrollera att transkribering är påslaget
Intelligent Recap kräver att Teams-transkribering är aktiverat i din kommuns tenant — det är ett adminbeslut, inte något du slår på själv.
Om du inte sett någon recap efter ett möte tidigare, kontakta din IT-avdelning och fråga om transkribering är aktiverat. Det är en relativt enkel åtgärd för IT att göra, men den måste vara genomförd innan funktionen finns.
Många kommuner har transkribering avstängt av integritetsskäl, så räkna inte med att det redan är påslaget.
Fråga också vilken licens du har. Intelligent Recap kräver antingen Teams Premium-licens eller M365 Copilot-licens — båda ger tillgång. Du behöver bara en av dem.
Hitta recap efter ett möte
När ett möte med transkribering är avslutat samlas recap-innehållet på möteshandelsen i Teams. Du hittar det via mötet i din Teams-kalender eller i möteschatten, under en flik för recap/sammanfattning.
Där finns:
- AI-anteckningar
- Rekommenderade uppgifter
- En talartidslinje
- Kapitelmarkeringar som visar när ämnet skiftade
Namenen på flikar och rubriker kan se lite olika ut beroende på din Teams-version, så leta efter ordet "recap" eller "sammanfattning".
Recap dyker oftast upp några minuter efter att mötet avslutats, inte direkt. Ser du inget — vänta en stund och ladda om.
Läs AI-anteckningarna och kontrollera besluten
I recap-vyn hittar du en AI-genererad sammanfattning av vad som diskuterades samt rekommenderade uppgifter. Copilot försöker lyfta fram beslut och åtgärder automatiskt, men träffsäkerheten varierar.
Granska listan och markera de uppgifter som är dina. Du kan också ställa en följdfråga till Copilot om mötet för att få hjälp att sortera.
Visa mig vilka beslut och rekommenderade uppgifter som kom upp i mötet, och vem som verkar ha tagit på sig vad.
AI-sammanfattningar är ett stöd, inte ett protokoll. Känns något oklart — kontrollera mot transkriberingen, som är den faktiska källan till vad som faktiskt sades.
Så ser en AI-sammanfattning (Intelligent Recap) ut:
Ledningsgruppsmöte — recap
32 min · 6 deltagare · AI-genererad sammanfattning
Kapitel
00:00 Incheckning04:20 Resultatdippen åk 918:05 Åtgärder & ansvar27:40 BeslutBeslut
- Stödinsatser i matematik startar v. 34 — rektorerna äger genomförandet.
- Extra elevhälsoresurs till två skolor, beslut i nämnden i september.
Uppgifter
- DuTar fram underlaget till nämnden
- AnnaBokar uppföljning med rektorerna
- PerSammanställer närvarostatistiken
AI-genererad sammanfattning — stäm av besluten mot din egen minnesbild innan du delar.Recap samlar kapitel, beslut och vem som gör vad automatiskt — men du ansvarar för att kontrollera att det stämmer.
Använd kapitelmarkeringarna för att navigera
Intelligent Recap delar in mötet i kapitel baserat på ämnesskiften. Tillsammans med talartidslinjen kan du klicka dig direkt till den del av inspelningen där ett visst ämne diskuterades, istället för att spola igenom hela mötet.
Det är särskilt användbart när du behöver gå tillbaka och kontrollera exakt vad som sades om en viss punkt.
Kapitelnamnen genereras av AI och kan ibland vara lite generella. Söker du ett specifikt ämne kan transkriberingen vara mer exakt — du kan söka i texten istället för att lita på kapitelrubrikerna.
Fånga upp ett möte du missat
När du inte hann med ett möte — öppna möteshandelsen i Teams så snart du kan och leta upp recap-vyn.
Gör så här:
- Läs AI-sammanfattningen
- Kolla de rekommenderade uppgifterna
- Se om ditt namn nämndes
- Ställ en följdfråga till Copilot för att snabbt få överblick över vad som rör dig
Sammanfatta vad som bestämdes på rektorsforum den [datum] och vilka uppgifter som riktas mot mig.
Du ser bara recap för möten du själv hade tillgång till. Behöver du info från ett möte du inte var med på — be mötesvärden dela sammanfattningen med dig.
Ställ följdfrågor till Copilot i Teams
Med M365 Copilot-licens kan du också ställa frågor i Copilot Chat i Teams om tidigare möten. Copilot grundar svaret mot din arbetskontext via Microsoft Graph — dina möten, din e-post och dina filer.
Det passar när du vill se helhetsbilden över flera möten och koppla ihop information från flera källor.
Vilka uppgifter har jag fått på mig under veckans möten, och är några av dem tidskritiska?
Copilot svarar bara utifrån data du själv har behörighet till. Systemet kan inte hämta information om möten eller dokument du inte redan har tillgång till — din behörighet gäller precis som vanligt.
Dela sammanfattningen med kollegor
Vill du dela en mötessammanfattning med någon som inte deltog kan du kopiera AI-anteckningarna och klistra in dem i ett Teams-meddelande eller mejl.
Vill du göra det mer interaktivt kan du använda Copilot Pages: när du fått ett Copilot-svar väljer du "Redigera det här svaret" (i den engelska versionen "Edit this response") så öppnas en delbar sida. Mottagarna kan kommentera och redigera den gemensamt.
För att visa eller redigera en delad sida räcker ett arbets- eller skolkonto med SharePoint/OneDrive — ingen egen Copilot-licens krävs.
Tänk på informationsklassningen innan du delar. En mötessammanfattning innehåller ofta interna beslut och diskussioner. Dela aldrig via privatmail eller externa verktyg — använd Teams eller kommunens godkända system.
Färdiga prompter att prova
Kopiera, klistra in i Copilot och anpassa till din verksamhet.
Sammanfatta vad som bestämdes på sista ledningsgruppsmötet och lista mina uppgifter.
Vad diskuterades under punkten 'budgetuppföljning' på mötet den 5 juni? Ge mig en kort översikt.
Jag missade rektorsforum den här veckan — vad bestämdes och finns det något jag behöver agera på innan måndag?
Vilka uppgifter från veckans möten är fortfarande inte avklarade?
Tips
- Intelligent Recap fungerar bara för möten som spelades in med transkribering påslaget. Möten utan transkribering ger ingen recap.
- Recap-innehållet hittar du på själva möteshandelsen i Teams — via kalendern eller möteschatten — inte i en separat app. Letar du på fel ställe kan det se ut som att funktionen saknas.
- AI-genererade anteckningar ersätter inte ett formellt protokoll. För beslut som kräver spårbarhet — till exempel personalärenden eller budgetbeslut — bör ett justerat protokoll upprättas av en ansvarig person.
- Kapitelmarkeringarna och talartidslinjen hjälper dig hitta rätt i ett långt möte utan att spola. Klicka på ett kapitel så hoppar du dit.
- Använder du Copilot Chat för att fråga om möten — var specifik med datum och mötestiteln för att få ett träffsäkrare svar.
Säkerhet & datatumregeln
Datatumregeln gäller fullt ut för mötesinspeningar. Öppna möten — till exempel ett allmänt informationsmöte för vårdnadshavare — kan du i princip sammanfatta med tillgängliga verktyg. Interna verksamhetsmöten (ledningsgrupp, rektorsforum om generella verksamhetsfrågor) hanteras inom kommunens system: använd Copilot i Teams, inte externa AI-verktyg. Känsliga möten — elevhälsoteam, personalärenden, disciplinärenden, möten där sekretessbelagd information eller personuppgifter diskuteras — ska inte spelas in eller transkriberas med AI, och Intelligent Recap ska där inte användas. Stäng av inspelning och transkribering för dessa möten. Enligt EU AI Act artikel 4 (gäller sedan februari 2025) är du som använder AI-verktyg i arbetet skyldig att ha tillräcklig AI-kompetens för att använda dem ansvarsfullt — det inkluderar att känna till när ett verktyg inte ska användas.