Guide · Van
Copilot i PowerPoint
Du behöver inte starta från ett tomt bildspel. Med Copilot i PowerPoint kan du be om en presentation utifrån en beskrivning eller ett befintligt dokument, och sedan forma den med kommunens grafiska mall — allt utan att byta verktyg.
Funktionen ingår i M365 Copilot-licensen, så kontrollera med din IT-avdelning att din behörighet är på plats.
Varför?
Som grundskolechef presenterar du beslutsunderlag, verksamhetsberättelser och lägesbilder över kommunens skolor i ett högt tempo. Att bygga upp ett bildspel från grunden tar tid du sällan har.
Copilot kan ta ett Word-dokument du redan skrivit — eller bara en mening om vad du vill säga — och ge dig ett första utkast på några minuter.
Du behåller kontrollen över innehållet; Copilot hanterar strukturen och ger dig designförslag att ta ställning till.
FILM — tyst skärminspelning från riktiga Copilot. Transkript finns under spelaren.
Visa transkript (textversion av filmen)
Sammanfattning av filmens innehåll
Filmen visar vägen från prompt till färdig presentation i PowerPoint: Copilot ställer motfrågor, bygger presentationen — och gör om alla bilder till punktlistor på begäran. Punkterna nedan följer guidens steg.
Öppna PowerPoint och starta Copilot. Copilot-knappen i verktygsfältet öppnar panelen där instruktioner skrivs på vanlig svenska — inga specialkommandon behövs.
Skapa ett utkast från en beskrivning. Ämne, målgrupp och ungefärligt antal bilder anges — Copilot genererar ett utkast med rubriker, brödtext och bildstruktur.
Bygg från ett befintligt Word-dokument. Ett dokument i OneDrive eller SharePoint anges som underlag, och Copilot fördelar innehållet på bilder.
Tillämpa kommunens presentationsmall. Tema eller mall byts via designinställningarna så att färger, logotyp och typsnitt stämmer med kommunens grafiska profil.
Be om designförslag och bildbyten. Copilot föreslår alternativa layouter, kortare punktlistor och starkare rubriker för enskilda bilder.
Granska, justera och slutkontroll. Varje bild läses igenom och siffror, namn och påståenden kontrolleras mot källmaterialet innan presentationen delas.
Dela och iterera. Presentationen delas som vanligt — eller bearbetas vidare gemensamt i en Copilot Page och exporteras tillbaka till PowerPoint.
Öppna PowerPoint och starta Copilot
Öppna PowerPoint via Microsoft 365 (webbläsaren eller skrivbordsappen). Du bör se en Copilot-knapp i verktygsfältet längst upp.
Klicka på den så öppnas Copilot-panelen vid sidan av. Här skriver du dina instruktioner på vanlig svenska — inga specialkommandon behövs.
Om Copilot-knappen saknas kan det bero på att din IT-avdelning inte aktiverat 'connected experiences' för ditt konto, eller att M365 Copilot-licensen inte är tilldelad dig ännu. Kontakta IT för att kontrollera båda delarna.
Skapa ett utkast från en beskrivning
I Copilot-panelen hittar du ett alternativ för att skapa en ny presentation. Ange vad presentationen ska handla om, för vem och ungefär hur många bilder du behöver.
Copilot genererar ett utkast med rubriker, brödtext och en föreslagen bildstruktur.
Skapa en presentation med 8 bilder om elevresultaten i svenska och matematik, årskurs 4-6, aggregerat över kommunens grundskolor. Målgrupp är rektorerna på ett rektorsforum. Inkludera en inledande bild om syfte, tre bilder med resultat och tendenser, en bild om identifierade behov, en bild om planerade insatser och en avslutande bild om nästa steg.
Ju mer specifik du är om syfte, målgrupp och struktur, desto bättre utkast får du direkt. Vaga instruktioner ger generiska bilder.
Bygg från ett befintligt Word-dokument
Har du redan skrivit ett beslutsunderlag eller en rapport i Word kan du be Copilot att skapa presentationen utifrån det dokumentet i stället för att skriva om allt.
Ange dokumentet som underlag i din prompt. Copilot läser innehållet och fördelar det på bilder — du slipper klippa och klistra manuellt.
Skapa en presentation baserad på beslutsunderlaget [namn på dokument] i mitt OneDrive. Anpassa innehållet till en presentation för utbildningsnämnden, 10-12 bilder.
Dokumentet behöver vara sparat i OneDrive eller SharePoint för att Copilot ska kunna komma åt det. Filer på skrivbordet eller i en lokal mapp hittas oftast inte.
Tillämpa kommunens presentationsmall
När utkastet är klart vill du sannolikt byta till kommunens grafiska mall så att färgerna, logotypen och typsnitten stämmer. I PowerPoint kan du byta tema eller mall via designinställningarna.
Om kommunen har en färdig mall installerad kan du även be Copilot att uppdatera presentationen så att den följer mallen — men kontrollera resultatet noggrant, särskilt rubrikplaceringar och kontrast.
Be din IT-avdelning eller kommunikationsavdelning om en .potx-mallfil om den inte redan finns tillgänglig i PowerPoint. Det tar bara några minuter att installera den så att den alltid finns till hands.
Be om designförslag och bildbyten
Copilot kan även hjälpa dig att förbättra enskilda bilder. Du kan be om:
- alternativa layouter
- kortare punktlistor
- ett starkare rubrikförslag
- en omformulering som passar målgruppen bättre
Skriv din fråga i Copilot-panelen när du har en specifik bild vald.
Den här bilden känns för textttät. Korta ner punktlistan till tre punkter och gör rubrikens ton mer beslutsinriktad.
Copilot kan även hjälpa dig med bilderna i presentationen med AI. Tänk på att AI-genererat bildinnehåll ska markeras tydligt — se säkerhetsnoten nedan.
Granska, justera och slutkontroll
Innan du delar presentationen: läs igenom varje bild och kontrollera att siffrorna, namnen och påståendena stämmer med källmaterialet. Copilot kan ha sammanfattat eller förenklat på ett sätt som ändrar nyanser.
Be gärna en kollega kasta ett snabbt öga om underlaget ska till kommunledning.
Kom ihåg att du som skolchef ansvarar för innehållet — Copilot är ett hjälpmedel, inte beslutsfattare.
Spara presentationen som en kopia från början så att originalfilen alltid finns kvar orörد.
Dela och iterera
När du är nöjd delar du presentationen via den vanliga dela-funktionen i PowerPoint.
Vill du arbeta vidare på innehållet tillsammans med en kollega kan ni överföra innehållet till en Copilot Page och redigera det gemensamt — en fördel är att kollegor kan bidra till sidan även utan egen Copilot-licens, så länge de har ett arbets- eller skolkonto med OneDrive/SharePoint.
Sidan kan sedan exporteras tillbaka till PowerPoint när ni är klara.
Har du fått feedback efter ett möte kan du öppna presentationen igen, beskriva ändringen i Copilot-panelen och be om ett uppdaterat bildspel — du behöver inte byta till ett nytt dokument.
Färdiga prompter att prova
Kopiera, klistra in i Copilot och anpassa till din verksamhet.
Skapa en presentation med 10 bilder om huvudmannens systematiska kvalitetsarbete läsåret 2025/26, riktad till utbildningsnämnden. Inkludera bakgrund, resultat i för-, låg- och högstadiet aggregerat över kommunens grundskolor, analys, vidtagna åtgärder och nästa steg.
Utifrån detta Word-dokument: skapa ett beslutsunderlag i presentationsform på 8 bilder. Tonen ska vara saklig och beslutsfattarvänlig, med tydliga rubriker och max tre punkter per bild.
Korta ner den här presentationen från 15 bilder till 8 utan att tappa de viktigaste budskapen. Prioritera resultat och rekommenderade åtgärder.
Omformulera rubrikerna på alla bilder så att de är aktiva och handlingsinriktade, inte beskrivande.
Tips
- Ge Copilot sammanhang: vem ska se presentationen och vad ska de göra med informationen? 'För utbildningsnämnden som ska fatta beslut om X' ger ett bättre utkast än 'om våra resultat'.
- Utkastet är en startpunkt, inte en färdig produkt. Planera för 15-20 minuters genomgång och justeringar efter att Copilot genererat bilderna.
- Spara en version med Copilots ursprungliga utkast innan du börjar redigera. Det gör det enkelt att jämföra eller gå tillbaka.
- Om en bild känns fel är det ofta snabbare att skriva om den manuellt än att prova många olika prompter. Copilot är bäst på strukturen, du är bäst på nyansen.
- Nämn redan i din första prompt att presentationen ska följa kommunens mall — det kan spara ett steg längre fram.
Säkerhet & datatumregeln
Datatumregeln gäller även här: lägg aldrig in känslig information, personuppgifter eller sekretessbelagd information i en PowerPoint-prompt. ÖPPEN information (t.ex. offentliga elevresultat på aggregerad nivå, verksamhetsbeskrivningar) kan du arbeta med fritt i Copilot inom kommunens Microsoft 365-system. INTERN information som inte är känslig — t.ex. ett internt beslutsunderlag — ska du bara arbeta med via Copilot inuti kommunens Microsoft 365-miljö, aldrig ladda upp till ett externt AI-verktyg. KÄNSLIG information, personuppgifter eller sekretessbelagd text ska aldrig matas in i något AI-verktyg. AI-genererat bild- eller ljudinnehåll som infogas i presentationen ska markeras tydligt som AI-genererat, t.ex. med en liten text på bilden eller i bildtexten. Enligt EU:s AI-förordning (AI Act) artikel 4 — som gäller sedan februari 2025 — ska alla som använder AI i sin yrkesroll ha grundläggande AI-kompetens. Den här guiden är en del av det arbetet.