Guide · Van
Copilot i Word
Copilot i Word kan sammanfatta tjocka underlag på sekunder, skriva första utkast och skriva om text så att tonen passar mottagaren.
För dig som grundskolechef betyder det att remissvar och rapporter tar kortare tid — och att du kan lägga mer energi på att granska och forma budskapet än att brottas med det tomma dokumentet.
Varför?
Som grundskolechef möts du dagligen av långa styrdokument, remisser och utredningstexter som måste läsas, sammanfattas och besvaras.
Copilot i Word minskar den administrativa friktionen: du får ett genomarbetat utkast på några minuter istället för att starta från noll, och du kan fokusera din kompetens på att bedöma, justera och ta ansvar för den färdiga texten.
Det är precis den typ av tidsvinst EU AI Act artikel 4 syftar på när den ställer krav på att personal ska ha förståelse för AI-verktyg — du ska använda Copilot medvetet, inte mekaniskt.
FILM — tyst skärminspelning från riktiga Copilot. Transkript finns under spelaren.
Visa transkript (textversion av filmen)
Sammanfattning av filmens innehåll
Filmen visar Copilot i Word i kommunens Microsoft 365-miljö: en fil grundas via plus-tecknet, Word skriver om en presentation som löpande text och utkastet växer fram i dokumentet. Punkterna nedan följer guidens steg.
Öppna Copilot i ett befintligt Word-dokument. Copilot-knappen i menyfliksområdet öppnar en sidopanel där instruktioner skrivs direkt mot dokumentets innehåll.
Sammanfatta ett långt underlag. Copilot sammanfattar ett tjockt dokument i punktform och lyfter fram de viktigaste slutsatserna och åtgärdspunkterna.
Skriv ett första utkast. Med genre, längd och viktigaste innehåll angivet i prompten skriver Copilot in ett strukturerat utkast i dokumentet.
Skriv om text: ändra ton eller längd. Ett markerat stycke skrivs om — kortare, enklare språk eller annan ton — och du väljer om förslaget behålls.
Bygg en mall. Copilot skapar ett strukturerat dokument med rubriker, platshållare och instruktionstext som kan sparas och återanvändas som mall.
Granska alltid resultatet noggrant. Fakta, budskap och språk kontrolleras innan något skickas — du ansvarar alltid för den färdiga texten.
Öppna Copilot i ett befintligt Word-dokument
Öppna det dokument du vill arbeta med i Word, inloggad med ditt jobbkonto i kommunens Microsoft 365.
Leta upp Copilot-knappen i menyfliksområdet (bandet högst upp). Klickar du på den öppnas en sidopanel där du kan skriva instruktioner (promptar) direkt mot dokumentets innehåll.
Copilot ser bara det du själv har behörighet till i kommunens system och lägger inte till information från internet om du inte själv ber om det.
Är knappen grå eller saknas? Då kan licensen saknas eller funktionen vara avstängd av kommunens IT. Copilot i Office-apparna styrs av administratören via inställningen 'connected experiences' — kontakta IT om du är osäker.
Sammanfatta ett långt underlag
Har du ett tjockt remissdokument, en statlig utredning eller en lång månadsrapport? Öppna filen i Word och be Copilot sammanfatta den.
Copilot kan arbeta direkt mot dokumentet och skriva sammanfattningen i ett nytt avsnitt eller i sidopanelen — du väljer sedan vad du vill behålla.
Sammanfatta det här dokumentet i punktform. Lyft fram de tre viktigaste slutsatserna och eventuella åtgärdspunkter som rör rektorerna eller huvudmannen.
Ju mer specifik du är om vad du behöver — mottagare, syfte, längd — desto användbara blir sammanfattningen. Vag prompt ger vagt svar.
Skriv ett första utkast
Starta ett nytt dokument och be Copilot skapa ett strukturerat utkast. Ange genre, längd och viktigaste innehåll direkt i prompten.
Copilot skriver in texten i dokumentet och du redigerar därefter — du är alltid den som bedömt och godkänt det slutliga innehållet.
Skriv ett utkast till ett remissvar från huvudmannen. Dokumentet är tre sidor. Vi tillstyrker förslaget med två reservationer: (1) implementeringstiden måste förlängas, (2) kommunens resurstilldelning måste klarläggas före start. Tonen ska vara saklig och konstruktiv.
Lägger Copilot till påståenden du inte kan belägga — ta bort dem. Du ansvarar för texten när den lämnar förvaltningen.
Skriv om text: ändra ton eller längd
Markera ett stycke i dokumentet (eller hela texten). I verktygsfältet som dyker upp vid markeringen — eller via Copilot-knappen — väljer du Skriv om. Copilot öppnas i sidopanelen och skriver om just den markerade texten direkt i dokumentet.
Du kan be om:
- kortare text
- enklare språk
- mer formell eller mer uppmuntrande ton
- en anpassning för en specifik mottagare
När förslaget är klart väljer du Klar för att behålla det, eller Ångra för att gå tillbaka — och du kan be om en ny variant i samma veva.
Skriv om det här stycket så att det passar som inledning i ett brev till rektorerna. Språket ska vara varmt, tydligt och kortare än originalet.
Prova gärna flera omskrivningar. I samma session kan du bygga vidare på din förra instruktion och säga 'gör om det kortare' eller 'gör tonen mer formell' utan att skriva om hela instruktionen.
Markera ett stycke och be Copilot skriva om — direkt i dokumentet:
Skolledarens roll i ett AI-drivet sammanhang handlar om mer än att införa nya digitala verktyg. Det handlar om att skapa en tydlig riktning och bygga en kultur där medarbetare vågar lära och pröva. Empati, kommunikation och tillit är avgörande.
Klar Ångraeller be om en ny variantMarkera texten → Skriv om öppnar Copilot i sidopanelen och skriver om just det stycket direkt i dokumentet. Sedan godkänner du (Klar), ångrar eller ber om en ny variant.
Bygg en mall
Ber du Copilot skapa ett strukturerat dokument med rubriker, platshållare och instruktionstext får du snabbt en mall du kan spara och återanvända.
Bra för årlig avstämning, medarbetarsamtal med rektorer, handlingsplaner eller liknande dokument som upprepas.
Skapa en mall för en handlingsplan för kommunens skolor som ska förbättra närvaron. Mallen ska ha rubriker för nulägesbeskrivning, mål, åtgärder (med ansvarig och tidplan), uppföljning och kommunikationsplan. Lägg in kortfattade instruktioner under varje rubrik.
Spara den färdiga mallen på kommunens SharePoint så att hela ledningsgruppen kan hitta och använda den.
Granska alltid resultatet noggrant
Copilot i Word är ett beslutsstöd, inte en beslutsfattare. Innan du skickar eller publicerar ett Copilot-genererat dokument, kontrollera att:
- Fakta och siffror stämmer
- Budskapet verkligen är ditt och inte ett generiskt svar
- Inga personuppgifter eller känsligheter smugit sig in om de inte ska finnas där
- Språket känns naturligt i din roll
AI kan hallucera — det vill säga hitta på troligtlinkande men felaktiga uppgifter. Du är alltid ansvarig för det du sänder ut.
Tänk på Copilot-texten som ett kollegaförslag: värdefull som utgångspunkt, men du behåller det redaktionella ansvaret.
Färdiga prompter att prova
Kopiera, klistra in i Copilot och anpassa till din verksamhet.
Sammanfatta det här remissdokumentet på max en A4-sida. Lyft fram vad som påverkar kommunens grundskolor och vad som kräver ställningstagande från huvudmannen.
Skriv ett utkast till ett rapportavsnitt om resultaten i årskurs 6 i våra grundskolor under föregående läsår. Tonen ska vara analytisk och saklig. Lägg in platshållare där jag behöver fylla i faktiska siffror.
Skriv om det här avsnittet så att det passar för presentation inför kommunstyrelsen. Språket ska vara koncist och undvika pedagogisk fackjargong.
Skapa en mall för huvudmannens systematiska kvalitetsarbete enligt skollagen kapitel 4, aggregerat över kommunens skolor. Inkludera rubriker, kortfattad instruktion under varje rubrik och platshållare för nyckeltal.
Tips
- Var specifik om mottagare och syfte — det ger bättre resultat än korta, vaga promptar.
- Använd Word som vanligt efter att Copilot skrivit. Spårändringar (Track Changes) är ett bra sätt att se exakt vad som ändrats om flera har redigerat dokumentet.
- Om Copilot svarar fel eller missförstår, fortsätt i samma session och precisera: 'Jag menade X, inte Y. Gör om det sista stycket.'
- AI-genererade bilder eller ljud som du infogar i ett dokument ska märkas som AI-genererade när dokumentet publiceras eller delas externt. Det gäller även om du exporterar från Word till PDF.
- Copilot i Word kräver M365 Copilot-licens (ett betalt tillägg). Har du bara det kostnadsfria Copilot Chat fungerar inte Copilot-funktionerna inifrån Word — fråga kommunens IT om du är osäker på vilken licens du har.
Säkerhet & datatumregeln
Datatumregeln gäller fullt ut när du använder Copilot i Word: ÖPPEN information (allmänna dokument, publicerade styrdokument) kan du arbeta med fritt. INTERN icke-känslig information (t.ex. interna verksamhetsplaner, utvärderingsunderlag utan personuppgifter) är ok att använda med Copilot i kommunens eget M365-system — din jobbdata stannar inom Microsoft 365-tjänstegränsen och används inte för att träna AI-modellerna. KÄNSLIG information — elevuppgifter, personnummer, betyg, utredningar, uppgifter under sekretess eller andra personuppgifter — ska du INTE mata in i något AI-verktyg, inklusive Copilot. Är du osäker på om ett dokument innehåller känsliga uppgifter: läs igenom det först och ta bort eller anonymisera känsliga delar innan du ger Copilot tillgång till texten.